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VIELE WEGE FÜHREN ZUR E-VERGABE

Seit gut einem Jahr ist die elektronische Abwicklung von Aufträgen oberhalb der EU-Schwelle Pfl icht. Wie sind die Vergabeverfahren strukturiert? SUPPLY hat sich in Deutschlands Großstädten umgesehen – und einige Unterschiede entdeckt.

Für gewöhnlich ist es so, dass eine Richtlinie der Europäischen Union (EU) einen langen Anlauf nimmt. Das trifft nicht nur auf Entstehung und Zustandekommen zu. Vor allem nach Inkrafttreten der Richtlinie beginnt für Behörden und Verwaltungen in ganz Europa die eigentliche Arbeit. Denn dann haben die Mitgliedsstaaten in der Regel zwei Jahre Zeit, die Vorgaben in einem nationalen Gesetz umzusetzen, das dann Maßgabe für die Behörden der verschiedenen Ebenen ist. Im Falle der Pflicht, Vergabeverfahren oberhalb des EU-Schwellenwerts vollständig elektronisch abzuwickeln, waren es sogar zweieinhalb Jahre – Stichtag war hier der 18. Oktober 2018. Die elektronischen Plattformen waren da schon mehrere Jahre auf dem Markt – sowohl seitens der Privatwirtschaft als auch seitens der Länder und des Bundes. Technisch mussten viele Plattformen aber so aufgerüstet werden, dass nicht nur die Unterlagen elektronisch abgerufen, sondern am Ende auch das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abgewickelt werden konnte – von der Veröffentlichung bis zum Zuschlag. Neben Bund und Ländern steuern die Kommunen einen erheblichen Teil zum Vergabevolumen der öffentlichen Hand bei. Ein Blick in deutsche Großstädte zeigt, dass die Umsetzung der Richtlinie, Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwelle komplett elektronisch vorzunehmen, weitgehend abgeschlossen ist. Unterschiedlich ist nur die Organisationsstruktur innerhalb der Städte.

DREI REGIONALE MARKTPLÄTZE IN NRW

Schon seit November 2002 haben sich die Städte in Nordrhein-Westfalen auf dem Vergabemarktplatz vergabe.nrw zusammengefunden. „Die Idee hierbei ist, eine einheitliche Lösung für alle öffentlichen Auftraggeber in NRW anzubieten“, betont Katharina Steffens von der Stadt Essen. Einzigartig an diesem Konzept sei, dass alle Ausschreibungen des Landes sowie der Kommunen über drei regionale Marktplätze auf dem großen Marktplatz gemeinsam veröffentlicht werden. Die drei regionalen Plattformen für das Ruhrgebiet, das Rheinland und Westfalen dienen den Kommunen vor allem dazu, einen regionalen Unternehmerkreis besser ansprechen zu können. In Essen selbst ist zudem ein Vergabemanagementsystem im Einsatz, das die technische Schnittstelle zum Marktplatz darstellt. Das System stellt die Vergabeunterlagen bereit, ermöglicht eine Bieterkommunikation und wickelt die elektronische Angebotsabgabe ab. Doch auf eine einzige Plattform beschränkt sich Essen nicht. Das machen die meisten Städte so. Veröffentlicht werden die Ausschreibungen auch auf bund.de oder auf der Ausschreibeplattform der EU.

Auch Duisburg stellt seine Ausschreibungen seit November 2016 auf vergabe.nrw zur Verfügung. Seit rund vier Wochen hat die Großstadt an der Ruhrmündung ebenfalls ein Vergabemanagementsystem am Start, mit dem zusätzlich die Vergabeakten elektronisch geführt werden sollen. „Ziel ist, dass zukünftig alle Vergaben über dieses Vergabemanagementsystem laufen“, erklärt Jörn Esser von der Stadt Duisburg. Schon seit gut einem Jahr, und damit rechtzeitig zum Stichtag, nutzt die Stadt Dortmund die elektronischen Funktionen des NRW-Vergabemarktplatzes.

Einen Einblick in die komplexe Organisationsstruktur der Vergabeprozesse von Großstädten in Zeiten der elektronischen Abwicklung ermöglicht die NRW-Landeshauptstadt Düsseldorf. Dort ist die Beschaffung dezentral organisiert. Was beschafft werden soll, entscheiden die jeweiligen Fachbereiche, sie erstellen auch die Leistungsverzeichnisse und andere Vergabeunterlagen. Die Abwicklung der Vergabe übernimmt dann aber die Zentrale Vergabestelle im Rechtsamt der Stadt Düsseldorf. Dort nutzen die Experten ebenfalls ein Managementsystem und die elektronische Abwicklung des NRW-Vergabemarktplatzes. Hinzu kommt eine Veröffentlichung auf einer stadteigenen Plattform, die aber auf den Marktplatz verlinkt, ebenso auf die Plattform des Bundes und der EU. Gehen die Angebote ein, werden sie von der Zentralen Vergabestelle formell geprüft, die inhaltliche Prüfung übernimmt wiederum die jeweilige Fachstelle. Von dort kommt auch ein Vergabevorschlag. Dieser wird vom Rechnungsprüfungsamt unter die Lupe genommen und für den formellen Abschluss wieder weitergeleitet an die Zentrale Vergabestelle, die das Verfahren formell abschließt. Das aufwendige Procedere ist unter Effizienzgesichtspunkten nur mit einer vollständigen elektronischen Abwicklung überhaupt in dieser Form möglich. Um das ganze rechtssicher und einheitlich abwickeln zu können, wurden schon im Jahr 2016 verschiedene Organisationseinheiten zur Zentralen Vergabestelle zusammengefasst. Besonders ist, dass Düsseldorf auch bei allen unterschwelligen Verfahren für Dienst- und Lieferleistungen die elektronische Abwicklung von den Bietern einfordert. Bei Bauleistungen soll es ab dem Sommer 2020 so weit sein. Ab dem kommenden Jahr soll das auch in Dortmund gelten.

DRESDEN SETZT AUF WWW.EVERGABE.DE

Ähnlich wie in Düsseldorf laufen die Vergabeprozesse auch in der sächsischen Landeshauptstadt Dresden ab. Das eingesetzte Vergabemanagementsystem stellt hier wie in anderen Städten die Verbindung zur Plattform evergabe.de her und ermöglicht die vollelektronische Abwicklung. Anke Hoffmann von der Stadt Dresden verweist darauf, dass eine solche Abwicklung einheitlich und rechtskonform sei. Die Vorteile liegen in der Standardisierung, der Vereinheitlichung und Verschlankung von Prozessabläufen und kürzeren Durchlauf- und Bearbeitungszeiten. Außerdem kommen Auftraggeber und Bieter ohne Medienbrüche zurecht. In München werden sämtliche Liefer- und Dienstleistungen einheitlich über die privatwirtschaftliche Vergabeplattform „AI“ aus Würzburg abgewickelt – auch jene im unterschwelligen Bereich. Anders dagegen das Baureferat: Dort stützt man sich auf die Vergabeplattform des Bayerischen Staatsministeriums für Wohnen, Bau und Verkehr. Für die Baufirmen habe dies den Vorteil, dass sie nicht verschiedene Plattformen kennen und nutzen müssen, teilt Matthias Kristlbauer von der Stadt München mit. Die Entscheidung gegen eine stadtweit einheitliche Vergabeplattform habe man auch getroffen, weil das Baureferat gegenüber anderen Vergabestellen in der Stadt spezifischen Beschaffungsbedarf und IT Anforderungen besitze. Unterschwellige Verfahren im Baubereich werden derzeit noch nicht-elektronisch abgewickelt.

HANNOVER HÄNGT (NOCH) HINTERHER

Per Beschluss des Magistrats sind die Ämter und Eigenbetriebe der Stadt Frankfurt am Main dazu verpflichtet worden, ausschließlich ein elektronisches Vergabemanagementsystem einzusetzen, sobald ein Auftrag den Wert von 5.000 Euro übersteigt. Nach Laura Wagner vom Dezernat Finanzen, Beteiligungen und Kirchen der Stadt Frankfurt am Main sei nicht auszuschließen, dass die EU künftig Regelungen darüber treffe, Verfahren oberhalb der EU-Schwelle vollständig in einem elektronischen Workflow abzuwickeln. Konkret ist damit gemeint, dass die bisherige elektronische Abwicklung, die die Bekanntmachung, die Bereitstellung von Unterlagen, Antworten auf Bieterfragen, Nachfordern oder Nachreichen von Nachweisen oder die Angebote selbst umfasst, noch ausgedehnt wird. Auch im Unterschwellenbereich seien vergleichbare Regelungen abzusehen. Daher sei es geboten, sich rechtzeitig auf die digitalen Vergabeprozesse einzustellen. Einzig bei Direktvergaben bis zu einem Nettowert von 5.000 Euro muss die elektronische Vergabe nicht angewandt werden. Und auch das gibt es: In der niedersächsischen Hauptstadt Hannover ist ein Jahr nach dem Stichtag das verpflichtende elektronische Vergabeverfahren noch nicht umgesetzt. Es sei aber zeitnah geplant, betont ein Sprecher der Stadt. Auch die unterschwelligen Verfahren sollen dann gleich mit einbezogen werden.

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