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Projekt XVergabe Es könnte jetzt losgehen!

Die XVergabe wird Beschaffern Erleichterung bieten. Grafik: BeschA
Von vielen Bietern wird die XVergabe hoffnungsvoll erwartet. Sie soll Bewerbungen auf Ausschreibungen via e-Vergabe wesentlich erleichtern. Doch wann endlich wird sie kommen? Und was erwartet uns dann?

Die beschaffenden Stellen von Bund, Ländern und Kommunen nutzen für ihre e-Vergabe-Plattformen zurzeit Software-Lösungen von unterschiedlichen Anbietern und Entwicklern mit jeweils eigener Oberfläche. Das macht die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen für viele kleine und mittelständische Unternehmen zu kompliziert. Das Grundproblem der Plattform-Vielfalt wird bleiben. Die Autonomie der beschaffenden Stellen und die Pflicht zur Ausschreibung der benötigten Software verhindern, dass ein einheitliches e-Vergabe-System von ganz oben verordnet werden kann. Eine andere Lösung muss her.

Die Zeit drängt

Die XVergabe wird eine übergreifende Client-Anwendung sein, die den Bietern einen einheitlichen Zugriff auf alle elektronischen Bekanntmachungs- und Vergabeplattformen der öffentlichen Hand ermöglicht (siehe Grafik) – so viel zur Definition.

Zwar sind die Übergangsfristen für die verpflichtende Nutzung der e-Vergabe relativ großzügig (bis April 2018), doch wird sie sicher mittelfristig auch bei Verfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes Anwendung finden. Einerseits sieht das die bereits im Bundesanzeiger veröffentlichte Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) vor. Andererseits können und konnten gerade kleine und mittlere Unternehmen, die sich auf Teillose bewerben, leicht auf das Spielfeld der Großen geraten. Denn bei der Überschreitung des Schwellenwertes zählt das Gesamtvolumen des Auftrags. Eine entsprechende Lösung ist also dringend nötig, um bei Bietern die Akzeptanz für die e-Vergabe zu erhöhen und um eine große Zahl von Angeboten zu erzielen. Ein „Zu früh“ gibt es aus dieser Sicht nicht.

Gut Ding braucht Weile

Um große technische Herausforderungen zu meistern, benötigt man neben Fachwissen auch Zeit. Insbesondere, wenn Wünsche und Interessen vieler berücksichtigt werden müssen. Das zeigt auch die Arbeit der Lenkungsgruppe „Projekt XVergabe“. Das Projekt selbst wurde 2007 vom Beschaffungsamt und dem Bundesinnenministerium ins Leben gerufen. Im Oktober 2016 gab das Beschaffungsamt den Abschluss einer Geschäftsordnung für diese Lenkungsgruppe bekannt. Diese wurde gemeinsam mit Vertretern des Bundes, der Länder und Kommunen, der Verbände Bitkom und BDI sowie privatwirtschaftlicher Anbieter von Softwarelösungen ausgearbeitet und organisiert nun die Zusammenarbeit innerhalb der Lenkungsgruppe XVergabe. Gleichzeitig wurden Eckpunkte vereinbart, die „zum weiteren inhaltlichen Arbeiten in den gebildeten Arbeitsgruppen als Anhalt dienen“, so die offizielle Verlautbarung. Das war ein entscheidender Schritt nach vorne.

Doch wie sehen technischer Stand und Zeitplan aktuell aus? Projektleiter Rolf Kewitz vom Beschaffungsamt dazu: „Der aktuelle Standard der XVergabe ist die Version 4.3. In Bitkom organisierte Lösungsanbieter streben die Bereitstellung xvergabe-kompatibler Lösungen für das zweite Quartal 2017 an.“ Wer wissen möchte, was die Version 4.3 genau ist, dem werden auf der Seite des Beschaffungsamtes hinreichend technische Details geboten. Doch auf die Frage, für wen genau diese Lösungen bereitgestellt werden – für die Anwender in der Praxis oder die Experten der Projektgruppen für einen ausgiebigen Test –, findet sich hier keine Antwort.

Dass auch Mitglieder der Lenkungsgruppe nicht gerade mit aktuellen Informationen überhäuft werden, weiß auch Nathalie Wendt von der Finanzbehörde Hamburg: „Die Gruppe trifft sich gerade mal zu ein oder zwei Terminen im Jahr. Alles Wesentliche liegt bei den Arbeitsgruppen – und die arbeiten anscheinend hinter verschlossenen Türen.“ Die Terminierung einer „Bereitstellung“ auf das 2. Quartal war auch für Frau Wendt, einer Pionierin auf dem Gebiet der e-Vergabe, neu.

Eine unübersichtliche Gemengelage

Ein Problem wird schnell offensichtlich: An dem Projekt sitzen viele Entwickler, deren Softwarelösungen bei ausschreibenden Stellen von Bund, Ländern und Kommunen bereits eingeführt sind. Jeder arbeitet für sich an seiner „XVergabe-kompatiblen“ e-Vergabe-Lösung – die er letztlich auch verkaufen will – und möchte sich nicht von der Konkurrenz in die Karten schauen lassen. Dabei wird auch um neue Marktanteile gekämpft. Denn durch die neue Vergaberechtslage und EU-Vorgaben sind gerade die Kommunen im großen Umfang dabei, e-Vergabe-Systeme zu prüfen und einzuführen – ein Kuchen, der aufgeteilt werden möchte. Synergieeffekte haben in dieser Gemengelage aber keine Chance. Dirk Damerow von Dataport bringt die Sache – zumindest in dieser Hinsicht – auf den Punkt: „Damit ein gemeinsamer XVergabe-Standard erfolgreich definiert und eingeführt werden kann, ist es erforderlich die unterschiedlichen Interessen der Beteiligten zu einer Standardisierungsstrategie XVergabe zusammenzufassen.“ Auf der anderen Seite machen die Begriffe „XVergabe-Standard“ und „Standardisierungsstrategie“ die Sache selbst nicht griffiger.

Dass demnächst erst die Zertifizierungsphase startet bzw. eine geeignete Testumgebung geschaffen wird, vermutet auch Friedemann Kühn von B_I MEDIEN, wenn auch mit deutlichem Optimismus: „Die Schnittstellen sind seit langem definiert und viel Zeit und Geld wurden bereits in das Projekt gesteckt. Es könnte jetzt losgehen!“

Supply Fazit

Dass Bieter noch in diesem Frühling eine neue, einheitliche Oberfläche auf ihren Rechnern nutzen werden, ist eher unwahrscheinlich. Vielmehr könnte man als Laie den Verdacht hegen, die XVergabe sei ein reiner Mythos. Schuld daran sind neben einer gewissen Geheimniskrämerei auch die recht kryptischen Formulierungen in der Kommunikation nach außen, auch auf der Website des Beschaffungsamtes.

Doch das soll die Vorfreude auf die XVergabe nicht trüben. Wer den Zündschlüssel umdreht, will ja eigentlich nur, dass der Motor schnell anspringt – was technisch im Detail unter der Haube abläuft, interessiert dabei die wenigsten. Es bleibt also nur abzuwarten, ob 2017 das Jahr der XVergabe wird. Wenn ja, dann dürfen Bieter und Beschaffer mit einer deutlichen Verbesserung rechnen.

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