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Faire IT-Beschaffung

Häufig werden im IT-Bereich Beschaffung und Entsorgung zusammen ausgeschrieben. In diesen Ausschreibungen ist zwar viel von Nachhaltigkeit die Rede, doch am Ende steht noch immer der Satz „Den Zuschlag erhält der wirtschaftlichste Anbieter!“ - und das sind selten diejenigen, die nachhaltig handeln. Wir regen daher an, die Ausschreibungskriterien zu überdenken. Durch Trennung der beiden Positionen können öffentliche Auftraggeber einen Beitrag zu sozialer Gerechtigkeit leisten. Schreiben Sie die IT-Beschaffung wie gewohnt aus, beauftragen Sie aber eine Werkstatt für behinderte Menschen oder ein Inklusionsunternehmen mit den Dienstleistungen rund um die gebrauchten Geräte.

Diese Möglichkeit ist vielen nicht bekannt. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass manche Einkäufer trotz der Novelle des Vergaberechts in 2016 noch immer verunsichert sind. Doch eine Direktbeauftragung von Inklusionsunternehmen durch die öffentliche Hand ist rechtens.

Die Bundesregierung äußert sich in § 224 des SGB IX zur Vergabe von Aufträgen durch die öffentliche Hand:

  1. Aufträge der öffentlichen Hand, die von anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen ausgeführt werden können, werden bevorzugt diesen Werkstätten angeboten. Die Bundesregierung erlässt mit Zustimmung des Bundesrates hierzu allgemeine Verwaltungsvorschriften.
  2. Absatz 1 gilt auch für Inklusionsbetriebe.

Vor 2016 galt die Ausnahme im Vergaberecht nur für Werkstätten für behinderte Menschen (WfbM).  Allerdings wurde im Zuge der Novellierung des Vergaberechts im „Vergabemodernisierungsgesetz – VergRModG“ im Februar 2016 der Kreis der zu bevorzugenden Unternehmen erweitert auf „Unternehmen, deren Hauptzweck die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen… ist“ unter der Voraussetzung, „dass mindestens 30 Prozent der in diesen Werkstätten oder Unternehmen Beschäftigten Menschen mit Behinderungen oder benachteiligte Personen sind.“

Nachzulesen im § 118 VergRModG sowie wortgleich auch im § 118 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Teil 4 ÖA von 2016.

Dieses Gesetz ermöglicht öffentlichen Auftraggebern z.B. im Bereich der IT-Entsorgung inkl. Datenvernichtung die Direktbeauftragung von Inklusionsunternehmen, unter der Voraussetzung, dass mindestens 30 Prozent der im Betrieb beschäftigten Menschen behindert oder benachteiligt ist.

Alternativ können öffentliche Auftraggeber es bei einer kombinierten Ausschreibung zur Bedingung machen, dass qualifizierte und nachhaltig agierende Sub-Unternehmer beteiligt werden müssen.

Ein Beispiel für eine kombinierte Ausschreibung:

Sie verpflichten den Bieter dazu, die Geräte am Ende des Nutzungszyklus zurückzunehmen und verlangen eine gültige Zertifizierung als Erstbehandlungsanlage nach ElektroG und Entsorgungsfachbetrieb nach § 56 des Kreislaufwirtschaftsgesetzes (KrWG). Verlangen Sie im Sinne des § 6 KrWG einen höchstmöglichen Anteil an Wiederverwendung statt Recycling. Der Bieter hat in seinem Angebot, ggf. gemeinsam mit seinem Subunternehmer, ausführlich darzulegen, auf welche Weise er eine maximale Wiederverwendungsquote erzielt. Als Beleg dafür benennt und beschreibt der Bieter zwei repräsentative Referenzkunden, je einen aus der Privatwirtschaft und dem Bereich der Öffentlichen Auftraggeber. Für jeden Referenzkunden wird dem Auftraggeber ein konkreter Ansprechpartner mit Kontaktdaten benannt.

Verfügt der Bieter nicht selbst über diese Zertifizierungen, verpflichtet er sich dazu, die zurückgenommene Hardware zur qualifizierten Aufarbeitung und wenn unvermeidlich zur fachgerechten Entsorgung an einen entsprechend zertifizierten Subunternehmer zu übergeben. Die o.g. Zertifikate sind dem Angebot beizufügen. Vor dem Einsatz von Subunternehmen ist vorab die schriftliche Zustimmung des Auftraggebers einzuholen.

Nun binden Sie weitere Kriterien als Ausschlusskriterien oder über ein Punktesystem ein, z.B.:

Verpflichtung des AN, für die Entsorgung/Wiederverwertung mit einem gemeinnützigen Unternehmen zu kooperieren, basierend auf § 118 GWB

Zertifizierung nach ISO 9001
Zertifizierung nach ISO 14001


Die Abholung der gebrauchten Hardware hat mit eigenem Personal (des AN bzw. des genehmigten Subunternehmers) zu erfolgen.
Auf Verlangen des AG sind abschließbare Transportbehältnisse bereitzustellen.
Alle gefahrgutrechtlichen Vorschriften sind einzuhalten. Der Bieter hat entsprechende Kompetenzen in seinem Angebot darzulegen sowie den Gefahrgutbeauftragten zu benennen.


Der Bieter hat zu jedem Datenträger einen auditfähigen Datenvernichtungsnachweis zu liefern.
Engagement für Nachhaltigkeit, z.B. durch Unterzeichnung des UN Global Compact und gesellschaftliches Engagement

Hier und in vielen anderen Bereichen könnte die Öffentliche Hand durch §118 GWB einen wichtigen Beitrag zu sozialer Gerechtigkeit und Inklusion auf dem Arbeitsmarkt leisten.

Eine weitere Anregung, die wir mit unserer 15-jährigen Erfahrung als IT-Refurbisher geben möchten, ist das Überdenken der Nutzungsdauer in den Behörden. Nach der 2016 ausgesprochenen Empfehlung des Umweltbundesamtes nutzen Behörden ihre Computer nicht mehr drei, sondern mindestens sechs Jahre.

Der größte Anteil der Treibhausgasemissionen entsteht laut Umweltbundesamt bei der Herstellung der Computer. Eine möglichst lange Nutzungsdauer ist daher empfehlenswert. Sogar ein Wechsel auf neuere und sparsamere Geräte sei „erst sinnvoll, wenn die alten Computer nicht mehr funktionsfähig sind.“ (https://www.umweltbundesamt.de/umwelttipps-fuer-den-alltag/elektrogeraet...)

Aus Sicht einzelner Ämter mag die lange Erstnutzung nachhaltig wirken. Wir hingegen empfehlen eine moderat kürzere Erstnutzung von vier bis fünf Jahren. Aus folgendem Grund:

Moderat kürzere Erstnutzung ermöglicht deutlich längere Zweitnutzung. In der Summe ist das ökologisch nachhaltiger.

Bei sieben oder acht Jahre alten Computern ist der Wertschöpfungsprozess der Datenlöschung und Aufarbeitung nur noch selten wirtschaftlich. Die Gebrauchtgeräte werden somit meistens entsorgt, selbst wenn sie noch funktionsfähig sind.

Vier bis fünf Jahre alten Geräte hingegen kann man gut runderneuern. Das Gerät wird zertifiziert gelöscht. Anschließend wird es aufgerüstet und bekommt ein neues Betriebssystem. So sind auch alle Software-relevanten Sicherheitsfragen für die nächsten Jahre geklärt. Die Endkunden refinanzieren den Prozess durch ihren Einkauf und nutzen das „refurbished“ Gerät gut und gerne nochmal vier bis fünf Jahre im Privatbereich.

Zwar bedeuten kürzere Zyklen für öffentliche Einrichtungen häufigere Neubeschaffung. Doch durch das Refurbishing wird die Nutzungsmöglichkeit der IT-Hardware optimal ausgeschöpft, was in Summe ökologisch nachhaltiger ist. Darüber hinaus profitieren die Anwender natürlich von der höheren Performance und dem Nutzerkomfort nicht ganz so alter Geräte.

Über AfB

AfB ist als Europas größtes gemeinnütziges IT-Unternehmen spezialisiert darauf, ausgemusterte IT- und Mobilgeräte von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen zu übernehmen und so viele Geräte wie möglich wieder zu vermarkten. Nicht mehr vermarktbare Hardware wird unter höchsten ökologischen und ethischen Standards zerlegt und recycelt, wodurch in Europa neue Rohstoffe hergestellt werden. Durch die Aufarbeitung gebrauchter Hardware spart AfB Strom und CO2 ein und reduziert Ressourcenabbau und Elektroschrott. Das besondere an AfB: Alle Arbeitsschritte sind barrierefrei gestaltet, denn 45% der 440 Mitarbeiter sind Menschen mit Behinderung.

AfB löscht die Daten der übernommenen Hardware nach einem zertifizierten Prozess, rüstet sie auf, bespielt sie mit neuer Software und verkauft sie mit mindestens 12 Monaten Garantie. Im vergangenen Jahr hat AfB durch die Partnerschaften mit rund 700 Unternehmen, Banken, Versicherungen und öffentlichen Einrichtungen europaweit mehr als 475.000 gebrauchte IT-Geräte bearbeitet und 65% davon wieder vermarktet. Dadurch wurden 22.900 Tonnen Metalle und Mineralien, 17.000 Tonnen CO2 und 52.300 MWh Energie eingespart.

Für dieses Green-IT-Konzept wurde AfB unter anderem mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis (2012), dem Innovationspreis der deutschen Wirtschaft (2014), der Verdienstmedaille der Bundesrepublik Deutschland (für Geschäftsführer Paul Cvilak, 2017) und als „Europas Sozialunternehmen des Jahres 2020“ ausgezeichnet und ist für den CSR-Preis der Bundesregierung 2020 nominiert.

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