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Digitalisierung mit Hindernissen

Ophelia Otto, Industry Relations Lead bei scoutbee.

Der globale Markt für Procurement-Software wächst: Und zwar, laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Forrester, beinahe doppelt so schnell wie der gesamte Software-Markt. Überraschend? Nur auf den ersten Blick. Schließlich verschlanken und beschleunigen KI-basierte Automatisierungstools, Big-Data-Analysesoftware und vergleichbare digitale Helfer Arbeitsabläufe, aktivieren Einsparpotenziale, reduzieren Kosten und erhöhen die Transparenz entlang der gesamten Lieferkette.

Infolgedessen steigt die unternehmerische Bedeutung digitaler Beschaffungssoftware branchenübergreifend. Sie liefert datenbasierte Informationen und Einblicke in Bereiche wie das Risikomanagement für Lieferketten oder sogar in die Corporate Social Responsibility. Die Krux: Während der Reifegrad dieser Technologien zunimmt und ihre Anschaffungskosten sinken, wird der Markt der Softwarelösungen gleichzeitig immer komplexer. Inzwischen existieren für beinahe jede Teildisziplin des Beschaffungswesens digitale Tools – ob Procure-to-Pay, Einkauf, RFP oder Ausgabeanalysen. Alleine die B2B-Vergleichsportale Capterra und G2 führen Hunderte potentielle Anbieter von Softwarelösungen für den Einkauf.

Will ein Unternehmen Digitalisierungsprojekte anstoßen – oder lediglich bestehende Systeme aktualisieren – ist es von dieser Fülle an Optionen schnell überfordert.

Disruption: Innovation mit klaren Zielen

Also, warum sich diesem Wirrwarr aussetzen? Digitale Beschaffungsmöglichkeiten fördern Innovationen innerhalb eines Unternehmens  – jedoch nicht ohne Folgen für bestehende Prozesse und Teams. Vor der Anschaffung einer neuen Software gilt es daher im ersten Schritt zu erörtern: Welche Ziele will ich mit dem Tool erreichen? Welche Defizite innerhalb einer Abteilung oder des Unternehmens soll die Software beheben? Denn: Digitalisierungsprojekte ohne gemeinsam definierte Ziele und interne Unterstützung schaffen nur enttäuschende Ergebnisse und eine Bandbreite neuer Probleme.

Künstliche Intelligenz und Big Data liefern in Echtzeit Transparenz über Lieferketten und Märkte. Manuelle Aufgaben wie die Lieferantensuche werden umgehend digitalisiert und der verbundene Arbeitsaufwand drastisch reduziert. Die eingesparten Ressourcen lassen sich gemäß der eigenen Prioritäten neu verteilen; beispielsweise auf erfolgskritische – und nach wie vor manuelle – Aufgaben wie die Verhandlungsführung. Obendrein entstehen durch die gewonnenen Ressourcen Freiräume für neue Aufgabengebiete im Beschaffungswesen – etwa in den Bereichen Compliance, Risikomanagement oder Nachhaltigkeit. Die ursprünglich in Angriff genommenen Anwendungsfälle, wie die Effizienzsteigerung oder die Erschließung neuer Wertschöpfungsquellen, sind oft nur der Anfang.

Aber um langfristig von der Digitalisierung zu profitieren, muss die Softwarelösung passgenau auf das Unternehmensprofil abgestimmt sein. Wie finde ich nun die Richtige?

Mögliche Softwarelösungen sorgfältig recherchieren

Phrasenalarm: Unternehmen müssen ihre Optionen gründlich und rigoros gegeneinander abwägen sowie eine Vielzahl von Quellen zur Erstellung einer Übersichtsliste von passender Software heranziehen. Die Recherche neuer Lösungen lässt sich nicht in wenigen Minuten abwiegeln! Führende Analysten wie Gartner und Forrester sind ein guter Ausgangspunkt; erweitert mit den Meinungen bekannter Foren, kostenloser Webseiten für Benutzerfeedback und weiteren Ressourcen erhalten Unternehmen eine grundsolide Basis für den folgenden Auswahlprozess. Denn dadurch garantieren sie ein vollständiges, unvoreingenommenes Bild der aktuellen Anbieterlandschaft.

Im nächsten Schritt müssen Entscheider ihre Optionen weiter eingrenzen, indem sie ein möglichst klares Verständnis für die Bedürfnisse ihrer Organisation entwickeln. Auch das ist einfacher gesagt als getan: Sie müssen Gespräche innerhalb der Teams führen, mit den Einkäufern und der Management-Ebene. Nur dann sind sie in der Lage, die wirklich relevanten Fragen zu stellen: Inwieweit deckt sich eine Anwendung mit den eigenen Bedürfnissen? Sind sie zum Beispiel mit einem Managed Service, einer selbstverwalteten Softwarelösung, oder einer hybriden Variante am besten bedient? Welche Formate benötigen sie für die Datenextraktion und Qualitätssicherung? Benötigen sie einen Anbieter mit Erfahrungen in einer bestimmten Branche und werden entsprechende Referenzkunden auf der Webseite aufgeführt?

Den Rollout-Prozess frühzeitig planen

Viel zu oft warten Beschaffungsleiter mit der Planung des Rollout-Prozesses bis ein Anbieter ausgewählt wurde – und stellen fest, dass sich sich die gewünschte Lösung trotz aller Vorteile nicht im gewünschten Zeitrahmen implementieren lässt. Die jahrelange Einführung allzu komplizierter Software gehört der Vergangenheit an. Bereits während der Auswahl möglicher Softwarelösungen müssen Entscheider darauf achten, wie im Anschluss der Rollout-Prozess aussieht und ob sich das System nahtlos in die bestehende Software-Infrastruktur integrieren lässt. Die „Magic Quadrants” des Marktforschungsunternehmens Gartner helfen mit bedarfs- und branchenspezifischen Berichten herauszufinden, welche Anbieter am besten mit anderen interagieren.

Und im direkten Austausch geben viele Softwareanbieter Auskunft, welche Elemente des Produkts kundenspezifisch individualisierbar sind und wie viele Anpassungen erforderlich sein werden. Verhältnismäßig viele notwendige Anpassungen sind klare Warnsignale für einen teuren, wartungsintensiven und risikobehafteten Rollout der Software. Wie steht es außerdem um Onboarding und Produktschulungen? Müssen diese absolviert werden und, falls ja, in welchem Umfang? Unternehmen müssen den Bedarf der anfänglichen und langfristigen Schulungen für ihr Team möglichst genau ab- und einschätzen.

Langfristigen Erfolg sichern

Idealerweise ist neue Software keine Kurzzeit-Lösung. Entsprechend wichtig ist, den langfristigen Mehrwert eines digitalen Tools zu evaluieren. Empfehlenswert sind beispielsweise Softwarelösungen, die auf Abonnementenbasis oder als Lizenzmodell verfügbar sind. Unternehmen sollten zudem immer nach eventuell anfallenden Fremdgebühren Ausschau halten. Handelt es sich um ein Concurrent-User-Lizenzmodell – also eine Lizenzierungs-Form mit einer festgelegten maximalen Anzahl an Nutzern, die gleichzeitig auf die Software zugreifen kann? Oder wird ein Named-User-Lizenzmodell angeboten? Hier ergibt sich die maximale Nutzerzahl durch namentlich registrierte Profile. Und wie einfach lassen sich Nutzungslizenzen intern übertragen? Außerdem sollten Entscheider versuchen, feste KPIs mit den Softwareanbietern zu vereinbaren. Covid-19 hat

vielen Führungskräften im Beschaffungswesen gelehrt, dass Notfallpläne und Klauseln für höhere Gewalt im Fall der Fälle einen enormen Unterschied machen können.

Ein weiteres Problemfeld: Geistiges Eigentum. Manche Unternehmen wollen für volle Transparenz und eventuell benötigte Anpassungen den Quellcode der externen Software im eigenen Haus haben. Das ist beim Software Kauf nicht automatisch der Fall und muss deshalb mit dem Anbieter vor Vertragsabschluss besprochen werden. Ein anderer Fall: Nutzt der Softwareanbieter vielleicht Learnings und Daten aus der Zusammenarbeit, um damit das Angebot für andere Kunden zu verbessern (und somit vielleicht auch für die Konkurrenz)?

Neben den eigenen Zukunftsplänen, sind auch die des Anbieters nicht minder wichtig. Wurde dieser vor Kurzem übernommen oder steht er kurz davor, gekauft zu werden? Entscheider sollten mögliche Entwicklungen des Partnerunternehmens, inklusive Technologie und Angebote mit diesen besprechen. Da sich bei der Zusammenarbeit idealerweise um eine langfristige Partnerschaft handelt, ist es wichtig zu wissen, ob der Anbieter das Produkt in eine andere Richtung zu entwickeln möchte oder eventuell ein wichtiges Feature einstellen will.

Über die Autorin

Ophelia Otto ist Industry Relations Lead bei scoutbee, einer KI-basierten Plattform für die Lieferantensuche. Dort ist sie primär für die Entwicklung der Technologie, die End-to-End-Beschaffungsprozesse und die Implementierung des Stammdatenmanagements zuständig. Ophelia verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Business Intelligence Frameworks, unter anderem in globalen Unternehmen wie Microsoft und der Chain IQ Group.

Ophelia Otto, Industry Relations Lead bei scoutbee.

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