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ZIB oder wie der Bund IT beschafft

Anfang dieses Jahres wurde das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern mit ZIB, der Zentralstelle für IT-Beschaffung, um eine Abteilung reicher. Welche Aufgaben die ZIB mit welchen Tools erledigt, ist für Steuerzahler und Unternehmen, die hier ins Geschäft kommen wollen, sicher gleichermaßen interessant.

Die Aufgabe ist klar: Die ZIB hat die gesamte Beschaffung von Informations- und Kommunikationstechnik für die Bundesverwaltung übernommen. Sie ist, auf bestem Neudeutsch, der „Single Point of Contact“. Egal, ob Hard- oder Software, ob Drucker oder Telefonanlage: Benötigt eine Bundesbehörde etwas aus diesem Warenkorb, in dem sich auch Dienstleistungen rund um die IT befinden, steht ihr seit Beginn dieses Jahres ZIB kompetent und serviceorientiert zur Seite. Denn die beschaffenden Stellen, intern Bedarfsträger genannt, gelten als Kunden, die ZIB selbst wird als Dienstleister verstanden. Ziel der Bündelung ist zum einen natürlich, die Kosten der Bundesverwaltung zu senken. Ein weiterer erwarteter Effekt ist die Standardisierung der IT in den Bundesbehörden, die durch die Implementierung einer zentralen Beschaffungsstelle erleichtert werden soll.

On the Road

Mit der ZIB will man aber noch mehr erreichen: Die ZIB soll Planungssicherheit für die Bedarfsträger schaffen und für Anbieter die IT-Beschaffung des Bundes transparent machen. Wichtigstes Instrument, um die genannten Ziele zu erreichen, ist die Bündelung der IT-Beschaffung durch Rahmenverträge, die für alle Bedarfsträger nutzbar sind. Sie sollen die bislang üblichen Einzelverträge zum größten Teil ersetzen. Mittelfristig wird eine Verdoppelung der Anzahl der Rahmenverträge erwartet und damit eine deutliche Reduzierung der Beschaffungsverfahren und Prozesskosten. Um das Ganze in diesem Sinne zu steuern, wurde jetzt die sogenannte Rahmenvertrags-Roadmap (RVRoadmap) online gestellt. Sie wird monatlich aktualisiert und kommuniziert

den zukünftigen IT-Bedarf intern und öffentlich. Anbieter erfahren hier etwas über geplante Ausschreibungen.

Ein besonderer Vorteil für kleine und mittelständische Unternehmen, die hier rechtzeitig einen Fingerzeig bekommen und damit Gelegenheit, sich einer Bietergemeinschaft anzuschließen und an kommenden Aufträgen zu partizipieren. Das ist echte KMU-Förderung, die sich sowohl die ZIB als auch das Beschaffungsamt auf die Fahne geschrieben haben.

Betreutes Beschaffen

In puncto IK-Technik verantwortet die ZIB das gesamte Vertragsmanagement. Dabei unterstützt sie die Bedarfsträger während des ganzen Beschaffungsprozesses. Das Servicepaket beginnt bei der Bedarfsermittlung. Seit März steht dafür das Bedarfserhebungstool (BET) online auf dem E-Beschaffungsportal zur Verfügung. Hierüber können die Bundesbehörden ihren Bedarf an IK-Technik bequem und medienbruchfrei an ZIB melden. Die Meldungen werden dabei zentral erfasst und analysiert. Damit hat das BET die anachronistischen Excel-Erhebungstabellen abgelöst; ein wichtiger Baustein hin zu vollständig digitalisierten Beschaffungsverfahren. Mit der RV-Roadmap und dem BET ist das E-Beschaffungsportal des Beschaffungsamtes sicher schon jetzt ein effektives Instrument, um Vergabeverfahren – und das bedeutet beim BeschA immer E-Vergabeverfahren – für Auftraggeber und Auftragnehmer handhabbar zu machen.

Bei der rasanten Entwicklung der IK-Technik immer auf dem Laufenden zu bleiben, ist fraglos eine besondere Herausforderung. Grundvoraussetzung, um diese erfolgreich anzugehen, ist die stetige Marktbeobachtung. Diese erfolgt unter anderem durch die von der ZIB organisierten Thementage. Hier sind Unternehmen eingeladen, um untereinander Innovationen und Markttrends zu diskutieren, die ZIB so rechtzeitig erkennen und berücksichtigen kann.

SUPPLY-Fazit

Angesichts der immer komplexer werdenden Anforderungen an die Informations- und Kommunikationstechnik ist eine zentral verantwortete und geleitete Beschaffung für den Bund sicher sinnvoll und kann diese effektiv, einheitlich und kostengünstig gestalten. Die dafür nötige Institution ist beim Beschaffungsamt aufgrund der langjährigen Erfahrung mit zahlreichen Produktgruppen als eigenständige Abteilung richtig platziert. Mehr noch: Durch die Nähe zur Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung, ebenfalls ein Teil des BeschA, kann der kleine Dienstweg dazu beitragen, auch diesen Aspekt verstärkt bei der IT-Beschaffung einzubeziehen.

Lesen Sie dazu auch das Interview mit Herrn Ralf Grosse von der KNB

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